your logic evolution

English

  • SEMANTIC SYSTEMS
  • SEMANTIC SYSTEMS
  • SEMANTIC SYSTEMS
  • SEMANTIC SYSTEMS
  • SEMANTIC SYSTEMS
buscador buscador
newsletter boletines
Inicio » Software de gestión del conocimiento industrial: soluciones repcon : Aplicación para gestión documental –captura, documentación, workflow-
Aplicación para gestión documental –captura, documentación, workflow-



¿Por qué una solución de gestión documental?

  • Aumento de la productividad y reducción de los costes.
  • Cumplimiento de la normativa ISO: las empresas están sometidas a leyes y regulaciones internacionales sobre el manejo de documentos físicos y también sobre la gestión de formatos digitales.
  • Colaboración: la digitalización de documentos permite compartirlos y delimitar accesos a la información que contienen, favoreciendo el trabajo en equipo y la reutilización.
  • Recuperación en caso de desastre: con una política de copias de seguridad adecuada es más seguro y barato tener la información digital. Los desastres que ocurren de forma imprevista hacen que se pierdan documentos valiosos.
  • Trazabilidad de la información: la introducción de datos asociados al documento permite que la información y la documentación se localice en todo momento.


Capacidades técnicas

La gestión del conocimiento dentro de cada organización debe permitir:
  • Publicación en intranet / extranet de documentos en cualquier formato (texto o multimedia).
  • Control de acceso y modificaciones de la información, en función de los roles de usuario.
  • Integración con los sistemas corporativos para permitir el acceso a la documetación desde otras aplicaciones corporativas.
  • Archivos centralizados en bases de datos.
  • Facilidad para realizar copias de seguridad.
Funcionalidad
  • Captura de datos
Facilita la introducción masiva de documentos al sistema:

- Manual: Se rellena la ficha y se adjuntan los ficheros en formato electrónico.
- Escáner: Se rellena la ficha y escanea directamente el documento anexándolo de forma automática.
- OCR: Permite clasificar, etiquetar y almacenar directamente los documentos de papel dentro del gestor documental, sin tener que introducir ningún dato en el ordenador. Es capaz de detectar de forma automática el tipo de documento: contrato, factura, estimación, …
  • Estructuración del conocimiento
Estructuración del conocimiento de diferentes maneras dependiendo de las vistas requeridas por los usuarios. Estructuración en carpetas, proyectos, alrededor de las estructuras de producto u otros conceptos manejados por la organización. La misma información o documentación puede estar enlazada a diferentes conceptos.
  • Búsqueda de información
Cada concepto (proyecto, actividad, artículo, oferta, factura, etc.) manejado dispone de una ficha parametrizable en la que se pueden definir los campos que lo definen (metadatos).
Las búsquedas se llevan a cabo sobre la base de:

- Palabras clave (metadatos)
- Ocurrencias en el texto

El Centro de búsqueda proporciona una única ubicación integrada que permite a los empleados buscar los recursos organizativos que necesitan. Las alertas sobre los resultados de búsqueda avisan a los usuarios siempre que se encuentran nuevas coincidencias.
  • Versiones de documentos
Se permite definir diferentes estados de trámite del documento, control de versiones y la imposibilidad de modificar simultáneamente un mismo documento. De este modo se cumple con las normas internacionales (ISO 9000, 14001, 17025).
  • Integración con otras aplicaciones
Se integra con cualquier tipo de aplicación de gestión (ERP) o herramienta productiva, de manera que los documentos sean accesibles directamente desde ellas.
  • Workflow
Permiten definir todo tipo de flujos como la revisión y aprobación de documentos, el seguimiento de asuntos y la recopilación de firmas.
Se dispone de un gestor de eventos y notificaciones que permiten lanzar correos electrónicos a los responsables de las tareas o establecer alertas de trabajo.
Las organizaciones pueden definir con facilidad sus propios procesos empresariales de colaboración controlados por los usuarios administradores.
  • Gestor reglas de negocio
La definición de reglas de negocio permite hacer el seguimiento de expedientes, automatizar las aprobaciones, definir políticas de empresa para la documentación, etc.