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¿Cómo seleccionar de manera adecuada un ERP para Pymes?

Desde que surgiera con el MRP-II el embrión de los primeros ERPs en los años 70, hasta las actuales soluciones, hemos asistido a una ampliación de la oferta que ha permitido a todo tipo de empresas, incluidas Pymes y microempresas usar esta tecnología.
 
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Las soluciones son muchas, algunas de carácter internacional, surgidas a ambos lados del Atlántico, otras de carácter más nacional, más cercanas a los usos y costumbres del país. Algunas de estas últimas han ido creciendo tratando de implantarse en otros países, cercanos en cuanto a necesidades, adaptando la legislación nacional con mayor o menor fortuna.
En este escenario, la selección del ERP se complica.
En el artículo de hoy nos centraremos en las claves que te permitirán seleccionar de manera adecuada un ERP para Pymes.

 

Alcance del ERP en una PYME

Como sin duda sabes, ERP se define por sus siglas en inglés como “Planificación de Recursos Empresariales”. Se trata del sistema informático que recoge el conjunto de procesos empresariales que una empresa ha de planificar y controlar para vertebrar su cadena de suministro. O lo que es lo mismo, un conjunto de programas de gestión empresarial.

 

La estructura del ERP puede variar de uno a otro. Es habitual que todos incluyan los procesos de Fabricación, en mayor o menor medida, Compras, Ventas y Almacenes, también los de Finanzas, aunque su alcance pueda ser diferente entre unos y otros, Proyectos, Servicios, incluyendo los de Asistencia Técnica…

 

Los módulos más cercanos a la legislación específica y cambiante de los países como pueden ser Nóminas u Obligaciones Fiscales, a veces son incluidos y otros no en la solución ERP. En ocasiones otros módulos como Recursos Humanos (por su estrecha relación con la nómina) o CRM (Herramienta para gestionar las relaciones con los clientes) tampoco se incluyen en el mismo.

 

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Consideraciones acerca de la selección del ERP para PYMES

Son muchos los factores que influyen en una buena selección del ERP. No pretendemos elaborar una lista exhaustiva ni ordenada por importancia. Las inquietudes de cada empresa son diferentes y la relevancia de los factores depende de cada caso concreto.

 

Presupuesto

A la hora de seleccionar un ERP lo primero que se suele plantear es la capacidad económica de la que dispone para hacer la inversión. Es un elemento, indudablemente, a tener cuenta en la selección, pero no ha de ser el único.

 

Modularidad

En el caso de las PYMEs, a diferencia de las grandes empresas, las necesidades de la misma no suelen afectar a todas las áreas o módulos del ERP, ni siquiera a la mayoría, por lo que el tener que adquirir un ERP completo, con todos sus módulos, comprometería a la empresa a pagar por recursos ociosos. Por tanto, otra de las cuestiones a considerar en cuanto a la adquisición del ERP es la modularidad del mismo, de forma que tan solo se contrate aquello que realmente se desea utilizar. No todos los ERPs son modulares, si bien es cierto, que los que se dirigen a la PYME suelen tener esa configuración. Conviene, no obstante, no olvidarse de ello.

 

Escalabilidad

Una tercera cuestión es la escalabilidad del software. Si bien es cierto que cuando la empresa se decide a contratar un ERP suele tener en cuenta cuales son sus necesidades en ese momento, no lo es menos, que en su mayoría tienen como proyección futura el crecimiento. Y crecer implica también la necesidad de poder incrementar en el futuro nuevos usuarios o nuevos módulos. Dependiendo de la solución inicialmente escogida, no siempre es posible y puede obligar en el futuro a realizar una nueva selección de software.

 

Funcionalidad

Una de los mayores errores en la selección del ERP es elegirlo en función de la marca, por precio o por recomendación de un conocido. Cuando lo adecuado es elegir el que mejor encaje para la resolución de su problemática.

 

Por supuesto la funcionalidad contratada debe ajustarse al máximo a las necesidades del cliente.

 

Hacer un análisis exhaustivo de todas las funcionalidades de los diferentes ERPs puede ser la solución para descubrir el ERP que mejor encaja. Eso sí, ese proceso de comparativa puede implicar costes muy altos si no se restringe la funcionalidad a comparar. La mayoría de los ERPs hacen bien las tareas básicas y por eso sugerimos que esa comparativa se realice sobre todo en aquellas funciones que se consideren críticas.

 

Si el cliente pertenece a un sector muy diferenciado, con problemática propia es posible que los ERPs generalistas no cubran esas necesidades sectoriales. Las opciones son la elección de un ERP más sectorial o bien adquirir aplicaciones complementarias al ERP generalista.

 

Hay que tener en cuenta que el objetivo no es escoger el mejor ERP, sino la mejor solución para su empresa.

 

Conectividad

Otro de los factores a tener en cuenta es la facilidad de conexión con otras aplicaciones externas o internas.

 

Facilidad de uso

No se suele dar demasiada importancia en la elección del ERP al proceso de aprendizaje. Nos podemos encontrar con ERPs que cubren todas las necesidades de la empresa en base a la realización de procesos complejos y no intuitivos.

 

El coste del aprendizaje puede ser bastante mayor del presupuestado si no se tiene en cuenta este aspecto en la selección. Y no debemos olvidar que este coste puede ser recurrente cuando haya que incorporar nuevos usuarios.

 

Además, no hay que minusvalorar la frustración del usuario cuando no es capaz de realizar tareas que hasta la implantación del ERP le resultaban sencillas.

 

Cumplimiento de los requisitos legales

Es importante verificar que el ERP seleccionado contenga la funcionalidad necesaria para cumplir todas las exigencias legales que precisen los procesos gestionados por el ERP. Se han de considerar los requisitos contables, fiscales, laborales, en materia de facturación… dependiendo de los módulos seleccionados.

 

Se ha de tener en cuenta no solo la adopción de los requisitos por el ERP sino el momento y alcance de los mismos.

 

El cumplimiento de estos requisitos es más probable en los ERPs locales que en los internacionales.

 

Especial atención se debe tener sobre este aspecto, en el caso de pertenecer a alguna de las comunidades autónomas con requisitos legales propios (normas forales, IGIC canario…).

 

Herramientas de personalización

Un buen número de empresas requerirán hacer algunas modificaciones al software estándar del ERP. A la hora de valorar el ERP también es importante considerar la facilidad en la realización de esas personalizaciones y la sencillez en la migración de las mismas a futuras releases.

 

Ubicación del ERP

Un elemento importante a la hora de seleccionar el ERP también viene determinado por la ubicación del mismo.

 

No hace falta decir que la nube ha permitido mayor conectividad y la simplificación de muchos procesos que hace tan solo una década requerían una enorme inversión de tiempo y dinero.

 

La facilidad y velocidad de acceso a Internet, la flexibilidad y mayor facilidad de actualización de la información frente a la pérdida de control de los datos, pueden decantar la elección por la ubicación en instalaciones propias o en la nube.

 

El partner implantador

La elección del partner implantador es clave en el éxito de la puesta en marcha del ERP.

 

Todo el esfuerzo realizado en la elección del software idóneo se puede ir al traste por una incorrecta elección de su partner en la implantación.

 

Webinar Sage 200c + Control de Presencia

 

¿Por qué escoger SAGE 200c como ERP para tu PYME?

SAGE 200c es un ERP de origen nacional, pensado para las empresas españolas, siguiendo las prácticas, costumbres y legislación.

 

SAGE 200c es un programa modular, lo que favorece las implantaciones progresivas. En el momento inicial se puede contratar aquello que es más urgente, pudiendo añadirse progresivamente módulos y usuarios.

 

En cuanto a la modularidad, dispone de los módulos tradicionales de un ERP, incluyendo compras y ventas, gestión de almacenes, fabricación, con herramientas de planificación, contratos y servicios. Dispone de un módulo contable, junto a otro para la gestión de cartera de clientes y proveedores, gestión de activos, herramientas de gestión bancaria, incluyendo los procesos de previsión de tesorería y conciliación bancaria. Más allá de los módulos tradicionales su oferta también incluye módulos relacionados con personal (Nómina, Recursos Humanos, Portal del Empleado), con el seguimiento de clientes (CRM), con áreas específicas para el mercado nacional (Impresos oficiales para su gestión de IVA incluyendo el SII o la facturación electrónica con formato facturae), E-commerce, TPV, Business Intelligence.

 

Uno de los aspectos más importantes de Sage es el rigor en el cumplimiento de la legislación vigente. Se acabaron los errores por no tener al día la información contable adecuada a la ley, con las actualizaciones más rápidas del mercado en IVA e IRPF y RGDP. SAGE responde de manera inmediata a cualquier nuevo requerimiento legal, incluyendo las de las Diputaciones Forales vascas y navarras o las específicas de Comunidades Autónomas o plazas especiales (caso del IGIC canario y su regulación), algo no tan frecuente en los ERPs.

 

No tendrás que volver a preocuparte de esta al día de los nuevos reglamentos, Sage se encarga de actualizar tu solución para que cumplas siempre y cuanto antes con la legalidad vigente, y además esa actualización puede ser desasistida.

 

A diferencia de otros ERPs en que las necesidades legales de cualquier tipo (fiscal, contable, laboral,,,) se desarrollan por partners ajenos a la empresa suministradora del ERP o en el extranjero, por equipos sin conocimiento específico de la legislación española, SAGE España realiza por sí misma los desarrollos que cubren esas necesidades legales.

 

Otro aspecto a destacar de SAGE 200c es su conectividad con otras aplicaciones, incluyendo aquellas que son un referente en el mercado como Office 365, pero sobre todo la conectividad con otras aplicaciones que complementen la gestión de la empresa. Su herramienta de conectividad facilita la labora a terceros y la política de SAGE, permite la certificación de muchos de esos terceros que ofrecen herramientas complementarias, certificadas y validadas por la propia SAGE como Soluciones de Movilidad, Control Horario de Empleados, Digitalización de Facturas, Captura de datos en planta, Control de calidad y satisfacción de clientes, Etiquetado con código de barras, Herramientas de Business Intelligence…

 

La interfaz de SAGE 200c  es muy sencilla e intuitiva, y se renueva continuamente para simplificar los procesos, de forma que la experiencia de usuario sea agradable y ahorre tiempo al usuario. Dispone de potentes herramientas de búsqueda y de procesos guiados que facilitan la labor sin tener que incrementar el coste en capacitación de los empleados.

 

Además, desde la propia aplicación se puede disponer de accesos directos al resto de aplicaciones usadas por el usuario, su correo electrónico, las webs bancarias, de la AEAT… todo su trabajo desde un punto centralizado.

 

La forma de comercialización de SAGE 200c es según el modelo de suscripción o pago por uso, con lo que la empresa se libera parcialmente de realizar una inversión inicial demasiado alta, pudiendo distribuir gran parte del montante total de la operación en cuotas mensuales, anuales o incluso trianuales, favoreciendo la inversión.

 

Y para facilitar la implantación, siempre puede contar con Semantic Systems. Semantic es una empresa nacida en el año 2002 y que desde el primer momento ha estado especializada en el acompañamiento al cliente en la gestión de su empresa, desde la implantación del ERP a su mantenimiento y mejora posteriores.

Jose Ruiz

Juan Carlos Rodríguez, Director unidad SAGE

Master Asesoría Fiscal. Master Dirección Financiera. Más de 25 años de experiencia en consultoría. Especialista en ERPs: SAGE, Infor LN, SAP, BaaN, Navision, PG400.