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Digitalización de Procesos Administrativos

Hoy vamos a hablar con David Montia, Responsable de Desarrollo de Negocio Soluciones repcon, en Semantic Systems sobre la digitalización de procesos de gestión en las empresas.

¿Por qué las empresas deben Digitalizar los Procesos Administrativos?

Como sabemos, las empresas siguen manejando más papel del que sería deseable. Hablamos de documentos que vienen de terceros como proveedores, clientes y otros tipos de Partners del negocio.

No solamente hablamos de papel, se trata de cualquier documento con información desestructurada, como pdf’s, excel’s, doc’s. ya que, aunque sean formato electrónico por email o a través de portales, NO resuelve el problema ya que procesar dichos datos sigue teniendo los mismos inconvenientes.

Estamos hablando de facturas, pedidos, albaranes, documentos de calidad…

Pues bien, este tipo de documentos hay que procesarlos a través de circuitos administrativos que incluyen validaciones, aprobaciones y otros pasos. Todo ello como paso previo a que la información se registre en el ERP u en otras herramientas de gestión de la organización.

Este procesamiento administrativo supone:

  • Costes innecesarios
  • Tiempo de respuesta superior al deseado
  • Vender menos
  • Trabajo repetitivo de poco valor que descentra y estresa a los trabajadores
  • Y poco control de la información, ¿dónde está el documento? ¿en qué estado? ¿Quién es el responsable?

La Digitalización de Procesos Administrativos resuelve esta problemática, Digitalizando (como su nombre indica) y Automatizando estos procesos.

Es una evidencia, que las exigencias del mercado han ido cambiando y evolucionando. Digitalización, automatización y análisis de datos, entre otros, son conceptos que están presentes en cualquier empresa en crecimiento y evolución que no quiera quedar por detrás se su competencia.

La misma AEAT, en el 2017, y las distintas Diputaciones Forales, en el 2018, impulsaron está necesidad de automatizar con la implantación del Suministro Inmediato de Información (SII).

¿Cómo consigue la Automatización repcon DPA?

repcon DPA automatiza los procesos a través tres aspectosclave:

  • El primero tiene que ver con la propia la recepción de documentos: La herramienta ofrece la posibilidad de digitalizar los documentos que llegan en papel (adjuntando la firma digital en los casos necesarios) y/o activar la lectura y descarga de documentos automática desde cuentas de correo (destinatarias de los distintos documentos).

    Los documentos que requieren de un proceso de extracción de datos son tratados por el OCR. En este sentido y como valor añadido a nuestra solución, ofrecemos un servicio en formato BPO (Business Process Outsourcing) que permite externalizar el proceso y olvidarse de la gestión y monitorización de esta tarea.

  • El segundo aspecto incluye las validaciones y aprobaciones.Una vez definida la lógica de negocio (a través de parametrización adecuada y ajustada para cada empresa) son los propios automatismos de la herramienta quienes validan y procesan cada uno de los documentos: enviando avisos , internos o externos en los casos en los que se requiera (ejemplo: aviso a un proveedor de factura rechazada o aviso a un usuario de la falta de validación de un pedido de cliente por articulo inexistente).

    También se automatiza la aprobación : los usuarios son avisados y deberán proceder a su aprobación o rechazo a través de repcon gracias a la funcionalidad de los Workflows.

    Esta parte del proceso sustituye, por ejemplo, aquellas facturas que van pasando de mesa en mesa , con un sello donde indicar la fecha y poner la firma, esperando la firma de los responsables para ser contabilizadas o pagadas y que todos sabemos la problemática que esto supone.
    Webinar repcon DPA - Semantic Systems

     

  • Y el tercero y último aspecto es la integración con el sistema de gestión propio de cada empresa (ERP):

    La integración es clave en el éxito de este tipo de soluciones. Se trata de integrar este proceso dentro del ecosistema de Gestión de la empresa lo que supone conectar repcon DPA con el ERP, el CRM, los Portales de clientes o Proveedores o el eCommerce.

    Por ejemplo, en el caso de las facturas la integración supone que el proceso de validación se pueda hacer conciliando automática las líneas de la factura con las recepciones en el ERP y después crear el asiento contable.

    Semantic Systems dispone de un área específica de Integración de Aplicaciones y formada por un equipo con una amplia experiencia en proyectos de implantación e integración de ERP’s con prácticamente todos los ERP’s del mercado (SAP, Infor, Microsoft, Oracle, Sage …)

    Este know-how nos permite definir, conjuntamente con el cliente, una integración óptima y eficiente según su ERP y según sus propios procedimientos de gestión.

    ¿Qué más nos puedes decir de repcon DPA?

    repcon DPA se compone de distintos módulos, a adquirir por separado y en función de las necesidades concretas de cada empresa, a través de los cuales podremos digitalizar, automatizar e integrar en nuestro ERP todos los procesos relacionados con nuestros clientes y/o proveedores, más concretamente hablamos de facturas, ofertas, pedidos, albaranes, documentos de calidad . . .
    Cuantos más procesos de integren más retorno y en menor tiempo se consigue.

    ¿Qué podemos decir más?

    • Que es una plataforma robusta y estable con más de 15 años de experiencia.
    • Que ofrece un frontend sustancialmente mejor que los ERP para facilitar el trabajo de los usuarios.
    • Que también se integra con Office.
    • Que es una solución web y no es necesario instalar ningún tipo de aplicación a los usuarios.
    • Que puede estar en Cloud y en pago por uso.
    • Que disponemos de un gran número de referencias en multitud de sectores que avalan.
    • Que repcon también da respuesta a los requisitos de la AEAT y las Diputaciones Forales de automatizar este tipo de proceso con las soluciones repcon TicketBAI, repcon SII y repcon DPA Invoices. 

       

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