{"id":2154,"date":"2021-10-05T06:32:07","date_gmt":"2021-10-05T06:32:07","guid":{"rendered":"https:\/\/www.semantic-systems.com\/semantic-noticias\/?p=2154"},"modified":"2022-09-14T14:10:26","modified_gmt":"2022-09-14T14:10:26","slug":"adios-a-las-hojas-de-calculo-para-hacer-ofertas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.semantic-systems.com\/semantic-noticias\/articulos-tecnologicos\/adios-a-las-hojas-de-calculo-para-hacer-ofertas\/","title":{"rendered":"Adi\u00f3s a las hojas Excel para hacer ofertas"},"content":{"rendered":"<p>Las hojas\u00a0Excel son la herramienta m\u00e1s extendida en muchas empresas, siendo muy com\u00fan su uso en el \u00e1rea comercial. Se suelen utilizar para reflejar los requerimientos del cliente, traducirlos en una soluci\u00f3n, y realizar los c\u00e1lculos de precio, o cualquier otro tipo c\u00e1lculo t\u00e9cnico\/econ\u00f3mico que el usuario crea necesario para realizar.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li><strong><a href=\"#error-excel\">Errores no deseados en una hoja de excel<br \/>\n<\/a><\/strong><\/li>\n<li><strong><a href=\"#columnas-excel\">Falta de control de versiones en columnas de Excel<br \/>\n<\/a><\/strong><\/li>\n<li><strong><a href=\"#soluciones-excel\">Productos\/Soluciones no viables<br \/>\n<\/a><\/strong><\/li>\n<li><strong><a href=\"#dependencia-excel\">Dependencia del \u201cexperto\u201d que ha desarrollado la \u201csuper hoja\u201d de Excel<br \/>\n<\/a><\/strong><\/li>\n<li><strong><a href=\"#volumen-excel\">Volumen de datos y eficiencia<br \/>\n<\/a><\/strong><\/li>\n<li><strong><a href=\"#seguridad-excel\">Seguridad de las hojas de Excel<br \/>\n<\/a><\/strong><\/li>\n<li><strong><a href=\"#interfaz-excel\">Interfaz de usuario<br \/>\n<\/a><\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>La falta flexibilidad y usabilidad, que hist\u00f3ricamente han mostrado los ERPs para con el proceso comercial, es el argumento habitual para el uso de las hojas Excel. Parece a priori, la soluci\u00f3n m\u00e1s r\u00e1pida y asequible. Sin embargo, estas ventajas iniciales, suelen volverse en contra de la compa\u00f1\u00eda. Estos son los problemas principales derivados del uso de las hojas de c\u00e1lculo:<br \/>\n&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\u201derror-excel\">1\/\u00a0Errores no deseados en una hoja de excel<\/h2>\n<p>La facilidad y flexibilidad de las hojas Excel, a su vez esconde el peligro de realizar acciones accidentales.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Nada impide que, por error accidental o de manera maliciosa, el usuario escriba en la celda equivocada o que, al mover o copiar datos se crucen datos, se arrastre una celda equivocada\u2026<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Imaginemos que alg\u00fan usuario ha conseguido introducir alg\u00fan c\u00e1lculo que no es correcto y como efecto se genera una estructura de materiales incorrecta. \u00bfQu\u00e9 consecuencias podr\u00eda tener en caso de llegar\u00e1 fabricarse dicho producto?<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Estas acciones, puede tener grandes consecuencias en la oferta final presentada al cliente o incluso en el pedido. Por muy bien que creamos tener controlada nuestra hoja Excel, seguramente permitir\u00e1 alguna acci\u00f3n que no sea v\u00e1lida. De hecho, un estudio de la Universidad de Hawaii revel\u00f3 que el\u00a0<span style=\"text-decoration: underline;\"><span style=\"color: #ff0000; text-decoration: underline;\"><a style=\"color: #ff0000; text-decoration: underline;\" href=\"http:\/\/www.eleconomista.es\/empresas-finanzas\/noticias\/4756258\/04\/13\/Cuidado-con-el-Excel-el-88-de-las-hojas-de-calculo-contiene-errores.html\">88% de las hojas de c\u00e1lculo con m\u00e1s de 150 filas, contiene alg\u00fan tipo de error<\/a>.<\/span><\/span><br \/>\n&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\u201dcolumnas-excel\">2\/ Falta de control de versiones en columnas de Excel: productos, tarifas, descuentos&#8230;<\/h2>\n<p>En un mercado cada vez m\u00e1s exigente, los cambios derivados del propio producto o bien de sus condiciones comerciales, son frecuentes.<\/p>\n<p>Asegurarse que toda la red de distribuci\u00f3n trabaja con la misma versi\u00f3n del Excel, suele ser una quimera.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Dependiendo adem\u00e1s de los tiempos en el proceso de cotizaci\u00f3n, cada comercial puede tener en curso distintas operaciones, con versiones diferentes de la hoja Excel. As\u00ed, puede llegar a enviar ofertas con una versi\u00f3n de tarifas, que ya no sea v\u00e1lida o con una opci\u00f3n de producto ya no disponible en la f\u00e1brica.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Es importante poder asegurar que la informaci\u00f3n alrededor de nuestro producto o soluci\u00f3n y tambi\u00e9n de la propia compa\u00f1\u00eda, llega a nuestro cliente en su versi\u00f3n que realmente queremos.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><a href=\"https:\/\/www.semantic-systems.com\/semantic-noticias\/webinars\/como-incrementar-la-productividad-en-los-procesos-de-negocio\/\" target=\"_blank\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-3998 size-full\" src=\"https:\/\/www.semantic-systems.com\/semantic-noticias\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Copia-de-Copia-de-Copia-de-Repositorio-de-Webinar-750X250.png\" alt=\"Webinar repcon DPA\" width=\"750\" height=\"250\" srcset=\"https:\/\/www.semantic-systems.com\/semantic-noticias\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Copia-de-Copia-de-Copia-de-Repositorio-de-Webinar-750X250.png 750w, https:\/\/www.semantic-systems.com\/semantic-noticias\/wp-content\/uploads\/2020\/06\/Copia-de-Copia-de-Copia-de-Repositorio-de-Webinar-750X250-300x100.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 750px) 100vw, 750px\" \/><\/a><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\u201dsoluciones-excel\">3\/\u00a0Productos\/Soluciones no viables<\/h2>\n<p>Hacer una nueva hoja\u00a0Excel para un nuevo producto, parece r\u00e1pido y sencillo: escribes directamente caracter\u00edsticas, opciones, e incluso puedes a\u00f1adir desplegables, colores y algunas f\u00f3rmulas de c\u00e1lculo, validaci\u00f3n\u2026.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Sin embargo, a medida que pasa el tiempo o bien el producto cada vez es m\u00e1s personalizado, empiezan a aparecer algunas limitaciones:<\/p>\n<ul>\n<li>Las hojas\u00a0Excel funcionan de forma secuencial, sin embargo, el proceso para definir el producto no siempre se produce de esta forma, sino que se modifican las caracter\u00edsticas seg\u00fan se necesitan.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>La generaci\u00f3n de nuevos modelos o familias de producto, suelen traer complicaciones a\u00f1adidas en cuanto al mantenimiento de las mismas. Debido a que Excel no tiene conceptos como la herencia o composici\u00f3n, es necesario replicar caracter\u00edsticas de producto, aunque ambas l\u00edneas de producto sean muy similares.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<ul>\n<li>Con los primeros pedidos con productos no fabr\u00edcales, comienzan las primeras ampliaciones de ese Excel sencillo, para introducir: validaciones para controlar incompatibilidades de opciones, deducciones de c\u00e1lculos matem\u00e1ticos o las famosos BUSCARV sobre tabla de valores a su importado de alg\u00fan otro sistema corporativo. El Excel sencillo y f\u00e1cil, ya se ha convertido en un aut\u00e9ntico laberinto.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\u201ddependencia-excel\">4\/ Dependencia del \u00abexperto\u00bb que ha desarrollado la \u00absuper hoja\u00bb de Excel<\/h2>\n<p>La primera versi\u00f3n de estas hojas Excel\u00a0suele ser sencillo, una docena de columnas y filas, con sus correspondientes sumatorios, multiplicaciones y porcentajes. Sin embargo, a medida que se producen errores o simplemente el producto va evolucionando, est\u00e1s se van haciendo cada vez m\u00e1s complejas y voluminosas.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Normalmente las personas que las crean tienen un alto conocimiento de Excel, y se convierten en aut\u00e9nticos expertos de los \u201centresijos\u201d de su propia Hoja Excel. En muchos casos es tal la complejidad, que incluso la misma persona, meses m\u00e1s tarde, no es capaz de modificar su propia hoja Excel, o en el peor de los casos, la persona deje la empresa, y con ella tambi\u00e9n se evapora el conocimiento necesario para realizar las modificaciones necesarias. En estas ocasiones es habitual escuchar eso de\u00a0 \u201cno nos atrevemos a tocar la hoja de c\u00e1lculo\u201d.<br \/>\n&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\u201dvolumen-excel\">5\/\u00a0Volumen de datos y eficiencia<\/h2>\n<p>A pesar de que las hojas Excel pueden llegar guardar enormes cantidades de datos (aunque no son nada en comparaci\u00f3n con lo que maneja una base de datos), no tienen capacidad para gestionarlas eficientemente. As\u00ed, muchos clientes se quejan de su rendimiento, ya que tienen consultas \u201cmuy complejas que tardan 5 minutos\u201d. Consultas similares realizadas contra base de datos suelen tardar pocos segundos. Por otra parte, el resultado que ofrecen en algunas ocasiones es dif\u00edcilmente contrastable, ya que el tracking de todo el proceso hasta llegar al resultado obtenido, puede estar disperso en varias celdas, hojas y\/o libros.<br \/>\n&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\u201dseguridad-excel\">6\/\u00a0Seguridad de las hojas de Excel<\/h2>\n<p>Estas hojas\u00a0Excel suelen contener grandes vol\u00famenes de informaci\u00f3n (datos de clientes, contactos, tarifas\u2026) y conocimiento (formulas encadenadas, l\u00f3gicas, descuentos porcentuales, datos de clientes\u2026).<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>A pesar que no todas las personas de la fuerza comercial, necesitar\u00edan tener acceso a toda la informaci\u00f3n y las l\u00f3gicas necesarias, no es informaci\u00f3n que sea f\u00e1cil ocultar y proteger. Ni tampoco de establecer distintos niveles de autorizaci\u00f3n tanto de visualizaci\u00f3n, como de las acciones que se permiten o no por usuarios.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Al tratarse de un fichero normalmente compartido en alguna unidad de red, tiene los mismos riesgos que una imagen o cualquier otro archivo que podamos tener en el servidor, y le pueden afectar los mismos peligros:\u00a0 son f\u00e1ciles de guardar en un pendrive, ser corrompidos por alg\u00fan virus o secuestro.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Muchas veces, estos aspectos no son tenidos muy en cuenta, pero \u00bfCu\u00e1les podr\u00edan ser las consecuencias?<br \/>\n&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\u201dinterfaz-excel\">7\/\u00a0Interfaz de usuario<\/h2>\n<p>Excel no dejan de ser tablas con filas y columnas, podemos a\u00f1adirles colores, textos, etc\u2026pero nunca ser\u00e1 una aplicaci\u00f3n visual con im\u00e1genes, esquemas, geometr\u00edas, gr\u00e1ficos\u2026. cuya usabilidad ayude a nuestra fuerza comercial, y enamore a nuestro cliente.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Al carecer de un interfaz que se adapte adecuadamente, hace poco usable su manejo desde dispositivos m\u00f3viles, como smartphones y tablets. En la pr\u00e1ctica suelen utilizarse \u00fanicamente en modo de consulta, la edici\u00f3n por m\u00ednima que sea, puede ser una tarea realmente tediosa.<br \/>\n&nbsp;<\/p>\n<h3><strong><span style=\"font-size: 25px;\">Conclusi\u00f3n<\/span><\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<br \/>\nNo deja de sorprendernos cuando visitamos a nuestros clientes (algunos de ellos empresas de gran volumen) y vemos como su proceso comercial descansa sobre distintas hojas Excel que han ido creciendo a\u00f1o tras a\u00f1o.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>La hoja Excel, es una buena herramienta para comenzar a analizar y conceptualizar tu producto o proceso comercial, pero no hay que caer en la tentaci\u00f3n de \u201cabusar\u201d de ella y hacer descansar en ella procesos de negocio relevantes como la venta. Recuerda, que es el primer eslab\u00f3n de la cadena de valor que tu empresa.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Nuestra recomendaci\u00f3n: si quieres focalizarte en tu \u201ccliente\u201d y ponerlo en el centro de tu negocio, este es un buen sitio por el que comenzar a utilizar una herramienta como repcon Pricing&amp;Quoting. No solo evitar\u00e1s unos cuantos problemas, sino que adem\u00e1s tendr\u00e1s beneficios directos en tu negocio, tales como: mejorar productividad de tu fuerza de ventas y oficina t\u00e9cnica, reducir el time-to-market de nuevos productos, disponer de datos de ventas veraces con los que tomar decisiones, mejorar el plazo de entrega o ampliar tu red comercial con m\u00e1s rapidez.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Si quieres saber m\u00e1s sobre la verdadera diferencia que puede haber al utilizar una herramienta como <span style=\"color: #ff0000;\">repcon Pricing &amp; Quoting<\/span>, p\u00f3ngase en contacto con nosotros.<\/strong><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<hr \/>\n<div class=\"autor-noticia\">\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-4663 alignnone size-medium\" src=\"https:\/\/www.semantic-systems.com\/semantic-noticias\/wp-content\/uploads\/2020\/09\/DSC_0180-197x300.jpg\" alt=\"DSC_0180\" width=\"150\" height=\"180\" \/><\/p>\n<div class=\"autor-noticia-text\">\n<p style=\"text-align: left;\"><strong>Isabel Gabiola<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\"><span style=\"color: #e71d1d;\">Director Proyectos Semantic Systems<\/span><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<hr \/>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Las hojas\u00a0Excel son la herramienta m\u00e1s extendida en muchas empresas, siendo muy com\u00fan su uso en el \u00e1rea comercial. 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