¿Cuánto tiempo tardas en cotizar y enviar una oferta a tus clientes? El nuevo mercado global nos ha permitido trabajar con personas y clientes de todo el mundo, si bien también ha propiciado una mayor aceleración de los tiempos de respuesta.
Como consecuencia, si quieres hacer más y mejores negocios, debes tomar la delantera y actuar rápido, especialmente cuando se trata de cotizar y enviar ofertas a tus potenciales clientes.
Los retos comerciales en el mercado actual
La actividad comercial puede volverse frenética, especialmente si trabajas en mercados internacionales. Si deseas aumentar tu porfolio con nuevos productos y servicios, internacionalizar las ventas, ampliar los nuevos canales de venta, personalizar los productos a las necesidades del cliente y responder en tiempo récord, no puedes permanecer quieto.
Además, cuando se trata de visitar clientes, debes tener en cuenta que necesitas tener a mano toda la información necesaria, como las ofertas presentadas, qué proyectos en curso tiene, los últimos contactos realizados, etc.
En lo que se refiere a la gestión del cliente, querrás asegurarte de que estás aplicando la tarifa adecuada y contar con toda la información necesaria para que atiendas sus necesidades y no estés pendiente de preparar propuestas comerciales.
Por todas estas circunstancias, la labor comercial se ha complicado enormemente.
Si quieres que toda tu fuerza comercial se centre en mejorar la relación con el cliente en lugar de pasar horas y horas preparando ofertas comerciales, necesitas poner orden en esta área.
El reto de la labor comercial
Toda área empresarial puede conseguir mejores resultados si orienta sus procesos a la eficiencia. Sin embargo, como en otros departamentos de las empresas, es necesario preguntarse primero cuál es el reto de la labor comercial que pretendemos abordar.
Ganar visibilidad
No todas las propuestas enviadas se cierran, eso es un hecho. Muchas veces, por cuestión de precio, otras por tiempos de ejecución o porque hay mejores recomendaciones encima de la mesa.
Sin embargo, otras veces perdemos competitividad en la propia construcción de la propuesta debido a la lentitud en confeccionarla, por la dificultad en obtener una definición precisa del producto, con aplicación incorrecta de tarifas o un formato documental pobre.
Con más frecuencia de la que pensamos, muchas ofertas comerciales no avanzan en el proceso de contratación porque no están completas, no han sido resueltas de forma ágil en el tiempo, o porque el cliente no percibe en ellas la calidad que espera, haciendo que muchas empresas la descarten en el proceso de evaluación.
Por eso, el primer reto de muchos departamentos comerciales es ganar visibilidad en las rondas finales, con propuestas comerciales que hablen de la altura del servicio que puedes ofrecer.
Mejorar la eficiencia
Sin embargo, por muy buena que sea la presentación comercial, si el equipo de ventas tarda una eternidad en elaborarla, deja de ser práctica.
En el mundo global en el que vivimos, estamos acostumbrados a pedir presupuestos y recibirlos en un plazo máximo de 24 horas, por muy compleja que sea la oferta comercial asociada.
Mejorar la eficiencia de este proceso es, por lo tanto, otro de los retos más habituales entre los departamentos comerciales de empresas con productos complejos, con una gran personalización o con un grado de detalle que impide dar horquillas de precios poco precisas.
Mejorar la explotación
Ninguna empresa puede sobrevivir sin ventas, haga lo que haga. El área comercial y de marketing son, por tanto, dos áreas clave en el presente y en el futuro de cualquier empresa, especialmente en la industria manufacturera.
Mejorar la explotación de los recursos con los que cuenta el departamento comercial pasa necesariamente por dotarle de las herramientas que le permitan atender mejor a los clientes y no dedicar horas y horas a la preparación y gestión de ofertas comerciales.
Puede llegar a ser un trabajo tedioso y pesado, pero necesario que, con las mejores herramientas de gestión, puede liberar a este departamento para que dediquen sus recursos más valiosos, su personal, a fortalecer las relaciones con los clientes de forma que la empresa pueda seguir creciendo.
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repcon Pricing & Quoting, la solución al configurador comercial de Semantic Systems
Todos estos retos del área comercial pueden ser solucionados y abordados con seguridad gracias a las soluciones repcon de Semantic Systems.
Gracias a su amplia gama de herramientas, podrás confeccionar las ofertas comerciales más complicadas, presentar documentos a la altura de tu trabajo y conseguir más cierres en menos tiempo.
Su ámbito de aplicación, no recae únicamente en el área comercial y de ventas, de ahí su gran potencial. repcon Configurator, por ejemplo, puede ser de gran utilidad también para oficina técnica y producción, como veremos en este mismo artículo.
Herramientas para facilitar ventas: De la visita comercial a la producción en planta
Cuando se trata de productos complejos, con alta especialización o una capa de personalización importante, no sirve cualquier solución.
Se hace necesario contar con herramientas que permitan la automatización del proceso, que comienza en el área comercial con la confección del presupuesto y el producto bien definido y acaba en el área de producción con una lista de materiales, operaciones y esquemas de producción que se ajustan al producto vendido al cliente.
Para conseguir este nivel de automatización cuando el producto es complejo, las empresas aun teniendo sistemas CRM/ERP ya implantados necesitan completar el proceso, recurriendo muy frecuentemente a fuertes desarrollos a medida o a complejas hojas de cálculo.
Como sin duda habrás experimentado, las hojas de cálculo no son un sistema eficaz, especialmente cuando el equipo comercial está formado por varias personas.
Errores, hojas desactualizadas, descuentos no aplicados o mal calculados… las posibilidades de que algo salga mal en una oferta comercial basada en hojas de cálculo son altas.
Por no hablar de cuando la fase de oferta se convierte en un pedido en firme que hay que trasladar a producción. ¿Cuentas con un sistema fiable que recopile toda la información necesaria para automatizar ese paso de oferta a un pedido que pueda ser producido sin errores?
¿Cómo se gestionan todas estas fases? Mediante una serie de permisos y capas que definen quién tiene acceso a la información y cuándo esta es relevante para el usuario.
Características únicas del configurador comercial
Cuando se trata de crear una oferta comercial completa, un asistente que te guíe por el proceso puede ser de gran ayuda. Te asegura que no olvidas nada, lo que redunda en una oferta comercial más completa y menos errores a la hora de transformar una oferta comercial en un pedido en firme.
Gracias a su asistente inteligente, que hace incompatibles algunas opciones así configuradas, el usuario puede seguir los pasos marcados sin miedo a olvidar nada o definir algo incorrecto.
La generación de nuevas preguntas en función de las respuestas marcadas es otro de los grandes logros del asistente de repcon Pricing & Quoting, ya que estas pueden ser mantenidas por la propia empresa, sin necesidad de recurrir a desarrollos informáticos adicionales.
También destaca la recomendación de la solución más adecuada según la selección del usuario.
En los múltiples casos de uso de empresas que han implementado repcon Pricing & Quoting puedes ver cómo el visor 2D y 3D ayudan a que la configuración de productos complejos sea más fluida y fácil para los usuarios.
Por último, aunque no por ello menos importante, repcon Pricing & Quoting cuenta con una serie de apoyos que no encontrarás en otros configuradores de producto, como la búsqueda avanzada, la asistencia en función del contexto y la posibilidad de adjuntar archivos e imágenes explicativas que completen la oferta comercial y la hagan destacar frente a los competidores.
Beneficios por área con el configurador comercial Repcon
No podemos dejar de señalar los muchos beneficios con los que cuenta el configurador de repcon.
Si nos atenemos a cada área, hay que destacar:
Beneficios en el área comercial
El departamento comercial es uno de los departamentos que más puede beneficiarse de la capacidad de repcon Pricing & Quoting.
La reducción del tiempo necesario para preparar una oferta comercial es, en sí mismo, un gran avance.
Además, gracias a este ahorro de tiempo, se pueden elaborar más propuestas, lo que redundará en más clientes cerrados.
El departamento comercial podrá, gracias a esta herramienta, normalizar y automatizar este complejo proceso, de forma que no haya inconsistencias entre las diversas ofertas comerciales presentadas, lo que ayuda a mejorar el proceso de evaluación y refinar la eficacia del mismo.
Gracias a esta herramienta, la empresa podrá atender nuevos canales, como internet o distribuidores autorizados, lo que acercará los productos a una masa crítica de potenciales clientes más amplia.
Como derivado de la normalización de la oferta, la empresa gozará de una homogeneización de productos y opciones, lo que refuerza su catálogo y mejora su imagen externa.
Por último, gracias a todo lo anterior, los nuevos comerciales tendrán que realizar un menor esfuerzo en formación, lo que conseguirá que empiecen a ser productivos lo antes posible, sin tener que esperar semanas o meses a que se familiaricen con el catálogo de productos.
Beneficios para la oficina técnica
La oficina técnica, como el área comercial, recibe de forma inmediata los beneficios de un configurador como repcon Pricing & Quoting. Para empezar, al no tener que dedicar horas y horas a informar y complementar cada oferta comercial con los aspectos técnicos necesarios para hacerla viable, puede dedicarse a tareas de más valor añadido.
Todos los aspectos de la oferta comercial, como la estructura y codificación materiales, fichas técnicas y un largo etcétera, quedan automatizadas para poder ser reutilizadas una y otra vez.
Los plazos de entrega de ofertas y pedidos también mejoran sustancialmente, lo que elimina el cuello de botella que supone la oficina técnica en un proceso de creación de ofertas comerciales.
Por último, el tiempo time-to-market, es decir, el proceso de colocar un nuevo producto en el mercado, también mejora, lo que sin duda hace que los objetivos de ventas mejoren.
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Beneficios en producción
Los beneficios de esta herramienta no terminan aquí ni mucho menos. Como hemos comentado en este mismo artículo, no solo alcanzamos el área comercial, además, se puede descender hasta la producción y el área logística.
Gracias al detalle de las ofertas comerciales, se puede automatizar las estimaciones de plazo de entrega, algo que sin duda supone un argumento de venta de gran calado a la hora de cerrar una oferta comercial.
Muchas de las órdenes emitidas en función de pedidos mal gestionados deben ser reprocesadas, algo que se soluciona gracias a una herramienta como repcon Pricing & Quoting.
Además, es posible elaborar la documentación específica técnica según normativas o necesidades de producción, lo que reduce los tiempos estimados de entrega del producto.
Los costes de preparación del proceso de fabricación también se ven reducidos, porque no es necesario realizar nuevos cálculos o estimaciones, consultas con la oficina técnica o cambios en los pedidos, la automatización de todos estos procesos permite un proceso ágil.
Por último, más allá de la producción, en el área logística también se pueden ahorrar costes mediante la optimización gracias a la información disponible exacta y precisa.
repcon Configurator es la herramienta esencial que ayudará a ahorrar costes en todas estas áreas, además de ayudar a aquellas empresas que quieran internacionalizar sus operaciones y ser más eficientes.
En Semantic Systems hemos implementado este potente software en empresas de producción de todos los sectores. Si quieres conocer con detalle cómo podemos mejorar la eficiencia del área comercial de tu empresa con repcon Pricing & Quoting, no dudes en ponerte en contacto con nosotros para que te asesoremos.
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