La futura Ley Crea y Crece establece la obligatoriedad de emitir y recibir facturas en formato electrónico estructurado (no PDF) entre empresas. Esto incluye la capacidad de comunicar y recibir mensajes sobre el estado de las facturas. El reglamento que detallará la implementación se espera para 2025, y han eliminado las barreras legales a nivel europeo, gracias al proyecto ViDA, y a nivel español con la modificación de la RGPD. Las empresas con facturación superior a 8 millones de euros tendrán un año para adaptarse, y las que facturen menos de 8 millones, dos años.
Sin embargo, la ley impone desafíos que van más allá de la tecnología: exige adaptar los procesos internos para cumplir con plazos de notificación estrictos: 4 días para notificar la aceptación o rechazo de una factura recibida, y 4 días tras el pago, ambos para comunicarlo a la solución pública y al proveedor. El objetivo subyacente de la ley es que la administración pueda medir el cumplimiento de la Ley de Morosidad, que establece plazos de pago de 30 o 60 días.
El incumplimiento de ambas normativas conlleva sanciones, incluidas multas de 3.000 a 1 millón de euros y la exclusión de ayudas y licitaciones públicas.
La necesidad de adaptación de procesos y sus barreras
La implementación de la factura electrónica suele implicar la formalización, adaptación e integración de procesos internos de gestión de facturas. Este trabajo puede desarrollarse en paralelo a la selección e implantación de la solución tecnológica adecuada. Entre los principales obstáculos se encuentran la ausencia de procesos definidos o su ineficiencia, lo que genera desconocimiento sobre el estado de las facturas, pérdida de documentos, dificultades en la gestión del cambio y falta de indicadores de rendimiento. Además, factores como la falta de estandarización entre departamentos o la persistencia de prácticas obsoletas basadas en el ‘siempre se ha hecho así’ limitan la agilidad necesaria para una transición efectiva.
La gestión de facturas implica pasos como la verificación de consistencia, la conciliación (especialmente con pedidos y recepciones), y la autorización para el pago. La ausencia de definiciones claras en estos pasos genera más trabajo, errores y retrasos. Además, la dispersión del conocimiento en las personas y los canales de entrada de facturas no centralizados crean problemas de adaptación, seguridad (riesgo de pérdida de documentos o fugas de información) y dificultan la obtención de información en tiempo real y el análisis posterior para la mejora continua.
El proceso de adopción a la factura electrónica implica revisar procesos internos, seleccionar la plataforma tecnológica, implementar los cambios de proceso, etc. probar y gestionar el cambio organizacional requiere tiempo, empezar pronto permite asegurar recursos, trabajar con menos presión y facilitar la adaptación.
repcon DPA: una solución integral
Semantic Systems gracias a su solución repcon DPA ofrece una plataforma web que va más allá del mero cumplimiento de la Ley Crea y Crece. Permite automatizar la gestión y contabilización de facturas, digitalizar circuitos de aprobación y obtener visibilidad clara del estado de cada factura mediante indicadores. La plataforma soporta la emisión y recepción de facturas en los formatos requeridos (Factura-e, UBL, CII, EDIFACT), la transformación de formatos (especialmente a UBL para la solución pública), la firma y la comunicación con la solución pública y/o plataformas privadas. En la recepción de facturas, gestiona formatos actuales (PDF con OCR) y futuros formatos estructurados, integrándose con el ERP para validar datos, conciliar con pedidos y automatizar la contabilización. repcon DPA permite digitalizar otros procesos como pedidos o albaranes, siendo una clara apuesta de futuro.
La Ley Crea y Crece impulsa un cambio necesario. Adaptarse no es solo una obligación legal con riesgos de sanciones, sino una oportunidad para optimizar la gestión financiera, mejorar la eficiencia y asegurar el futuro de su negocio en un entorno cada vez más digitalizado.
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