Adiós a las hojas Excel para hacer ofertas

Las hojas Excel son la herramienta más extendida en muchas empresas, siendo muy común su uso en el área comercial. Se suelen utilizar para reflejar los requerimientos del cliente, traducirlos en una solución, y realizar los cálculos de precio, o cualquier otro tipo cálculo técnico/económico que el usuario crea necesario para realizar.

 

• Errores no deseados en una hoja de excel
  
• Falta de control de versiones en columnas de Excel
  
• Productos/Soluciones no viables
  
• Dependencia del “experto” que ha desarrollado la “super hoja” de Excel
  
• Volumen de datos y eficiencia
  
• Seguridad de las hojas de Excel
  
• Interfaz de usuario
  

 

La falta flexibilidad y usabilidad, que históricamente han mostrado los ERPs para con el proceso comercial, es el argumento habitual para el uso de las hojas Excel. Parece a priori, la solución más rápida y asequible. Sin embargo, estas ventajas iniciales, suelen volverse en contra de la compañía. Estos son los problemas principales derivados del uso de las hojas de cálculo:
 

1/ Errores no deseados en una hoja de excel

La facilidad y flexibilidad de las hojas Excel, a su vez esconde el peligro de realizar acciones accidentales.

 

Nada impide que, por error accidental o de manera maliciosa, el usuario escriba en la celda equivocada o que, al mover o copiar datos se crucen datos, se arrastre una celda equivocada…

 

Imaginemos que algún usuario ha conseguido introducir algún cálculo que no es correcto y como efecto se genera una estructura de materiales incorrecta. ¿Qué consecuencias podría tener en caso de llegará fabricarse dicho producto?

 

Estas acciones, puede tener grandes consecuencias en la oferta final presentada al cliente o incluso en el pedido. Por muy bien que creamos tener controlada nuestra hoja Excel, seguramente permitirá alguna acción que no sea válida. De hecho, un estudio de la Universidad de Hawaii reveló que el 88% de las hojas de cálculo con más de 150 filas, contiene algún tipo de error.
 

2/ Falta de control de versiones en columnas de Excel: productos, tarifas, descuentos…

En un mercado cada vez más exigente, los cambios derivados del propio producto o bien de sus condiciones comerciales, son frecuentes.

Asegurarse que toda la red de distribución trabaja con la misma versión del Excel, suele ser una quimera.

 

Dependiendo además de los tiempos en el proceso de cotización, cada comercial puede tener en curso distintas operaciones, con versiones diferentes de la hoja Excel. Así, puede llegar a enviar ofertas con una versión de tarifas, que ya no sea válida o con una opción de producto ya no disponible en la fábrica.

 

Es importante poder asegurar que la información alrededor de nuestro producto o solución y también de la propia compañía, llega a nuestro cliente en su versión que realmente queremos.

 

 

3/ Productos/Soluciones no viables

Hacer una nueva hoja Excel para un nuevo producto, parece rápido y sencillo: escribes directamente características, opciones, e incluso puedes añadir desplegables, colores y algunas fórmulas de cálculo, validación….

 

Sin embargo, a medida que pasa el tiempo o bien el producto cada vez es más personalizado, empiezan a aparecer algunas limitaciones:

• Las hojas Excel funcionan de forma secuencial, sin embargo, el proceso para definir el producto no siempre se produce de esta forma, sino que se modifican las características según se necesitan.

 

• La generación de nuevos modelos o familias de producto, suelen traer complicaciones añadidas en cuanto al mantenimiento de las mismas. Debido a que Excel no tiene conceptos como la herencia o composición, es necesario replicar características de producto, aunque ambas líneas de producto sean muy similares.

 

• Con los primeros pedidos con productos no fabrícales, comienzan las primeras ampliaciones de ese Excel sencillo, para introducir: validaciones para controlar incompatibilidades de opciones, deducciones de cálculos matemáticos o las famosos BUSCARV sobre tabla de valores a su importado de algún otro sistema corporativo. El Excel sencillo y fácil, ya se ha convertido en un auténtico laberinto.

 

4/ Dependencia del “experto” que ha desarrollado la “super hoja” de Excel

La primera versión de estas hojas Excel suele ser sencillo, una docena de columnas y filas, con sus correspondientes sumatorios, multiplicaciones y porcentajes. Sin embargo, a medida que se producen errores o simplemente el producto va evolucionando, estás se van haciendo cada vez más complejas y voluminosas.

 

Normalmente las personas que las crean tienen un alto conocimiento de Excel, y se convierten en auténticos expertos de los “entresijos” de su propia Hoja Excel. En muchos casos es tal la complejidad, que incluso la misma persona, meses más tarde, no es capaz de modificar su propia hoja Excel, o en el peor de los casos, la persona deje la empresa, y con ella también se evapora el conocimiento necesario para realizar las modificaciones necesarias. En estas ocasiones es habitual escuchar eso de  “no nos atrevemos a tocar la hoja de cálculo”.
 

5/ Volumen de datos y eficiencia

A pesar de que las hojas Excel pueden llegar guardar enormes cantidades de datos (aunque no son nada en comparación con lo que maneja una base de datos), no tienen capacidad para gestionarlas eficientemente. Así, muchos clientes se quejan de su rendimiento, ya que tienen consultas “muy complejas que tardan 5 minutos”. Consultas similares realizadas contra base de datos suelen tardar pocos segundos. Por otra parte, el resultado que ofrecen en algunas ocasiones es difícilmente contrastable, ya que el tracking de todo el proceso hasta llegar al resultado obtenido, puede estar disperso en varias celdas, hojas y/o libros.
 

6/ Seguridad de las hojas de Excel

Estas hojas Excel suelen contener grandes volúmenes de información (datos de clientes, contactos, tarifas…) y conocimiento (formulas encadenadas, lógicas, descuentos porcentuales, datos de clientes…).

 

A pesar que no todas las personas de la fuerza comercial, necesitarían tener acceso a toda la información y las lógicas necesarias, no es información que sea fácil ocultar y proteger. Ni tampoco de establecer distintos niveles de autorización tanto de visualización, como de las acciones que se permiten o no por usuarios.

 

Al tratarse de un fichero normalmente compartido en alguna unidad de red, tiene los mismos riesgos que una imagen o cualquier otro archivo que podamos tener en el servidor, y le pueden afectar los mismos peligros:  son fáciles de guardar en un pendrive, ser corrompidos por algún virus o secuestro.

 

Muchas veces, estos aspectos no son tenidos muy en cuenta, pero ¿Cuáles podrían ser las consecuencias?
 

7/ Interfaz de usuario

Excel no dejan de ser tablas con filas y columnas, podemos añadirles colores, textos, etc…pero nunca será una aplicación visual con imágenes, esquemas, geometrías, gráficos…. cuya usabilidad ayude a nuestra fuerza comercial, y enamore a nuestro cliente.

 

Al carecer de un interfaz que se adapte adecuadamente, hace poco usable su manejo desde dispositivos móviles, como smartphones y tablets. En la práctica suelen utilizarse únicamente en modo de consulta, la edición por mínima que sea, puede ser una tarea realmente tediosa.
 

Conclusión

 
No deja de sorprendernos cuando visitamos a nuestros clientes (algunos de ellos empresas de gran volumen) y vemos como su proceso comercial descansa sobre distintas hojas Excel que han ido creciendo año tras año.

 

La hoja Excel, es una buena herramienta para comenzar a analizar y conceptualizar tu producto o proceso comercial, pero no hay que caer en la tentación de “abusar” de ella y hacer descansar en ella procesos de negocio relevantes como la venta. Recuerda, que es el primer eslabón de la cadena de valor que tu empresa.

 

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