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Estandarización del proceso comercial y la documentación asociada

Hablamos con Oscar Ortiz de Lejarazu, IT Manager en Irizar.

Irizar en 2022 y claves de su éxito.

 
En Irizar siempre nos hemos caracterizado por nuestra orientación 100% al cliente.
 
Cada autobús que sale por la puerta es un proyecto a medida hecha según los deseos del comprador y eso no lo tiene nadie, al menos al nivel de eficacia y eficiencia que tenemos nosotros. Además tenemos un departamento de I+D+i que nos permite aplicar todas las nuevas tecnologías tanto en el campo de la automoción como son los motores híbridos, a gas que han tenido mucho éxito en Portugal y Francia. Estamos en línea con los desarrollos de los motores que usan el hidrógeno como combustible y esto supone una gran ventaja competitiva.
 
El modelo i6s Efficient, que se ha desarrollado y puesto en fabricación recientemente, ha implicado muchísimas horas de investigación y diseño para conseguir reducir el peso del autobús en más de 900 kilos, con una mejor del 30% del coeficiente aerodinámico y hasta un 13% de reducción de emisiones. En Irizar nos preocupamos por el medio ambiente y eso los clientes lo reconocen y lo aprecian.
 
Además, como ya he comentado, el nivel de personalización que podemos ofrecer a los clientes no lo ofrece nadie de la competencia y eso nos hace líderes en España y un proveedor a nivel mundial a tener en cuenta a la hora de adquirir un autobús o una flota de autobuses.
 
Otro pilar es la fidelización, nuestros clientes siempre repiten en la compra de nuestros autobuses y por algo será.
 

¿Qué motivó el lanzamiento de un proyecto de configuración de producto como repcon Pricing & Quoting?

 
En Irizar estamos siempre a la búsqueda de la eficiencia y la eficacia como no puede ser de otra manera. Está en nuestro ADN. Nos dimos cuenta de que en el área comercial, haciéndose las cosas muy bien y los números lo demuestran, necesitábamos una unificación de criterios y modelos documentales que dieran una imagen homogénea de las documentaciones que se obtenían para las ofertas.
 
Además, los comerciales tenían que rellenar muchos datos sumamente técnicos (más orientados a ingeniería y a restricciones de producción) que no aportan nada al propio proceso comercial salvo tiempo no productivo. repcon nos ha permitido diseñar una herramienta COMMERCIAL-ORIENTED de manera que los vendedores sólo introducen los datos estrictamente necesarios para una operación de venta en lugar de perderse en cientos de datos técnicos.
 
Por otro lado, era necesaria una interfaz gráfica sencilla e intuitiva que resultara más ágil y visualmente atractiva.

¿Cuáles han sido los mayores beneficios que ha obtenido Irizar tras su puesta en marcha?

 
Los beneficios iniciales han sido los esperados; homogeneizar el proceso de generar una oferta para toda el área comercial y la obtención de la documentación de esa oferta con plantillas que representan la imagen de Irizar.
 
También se consigue que los datos sean correctos gracias a su interacción directa con los datos del ERP además de la reducción de tiempo a la hora de crear una oferta ya que la documentación se genera de forma automática. Esto es una gran ventaja.
 
El poder tener los datos de ofertas ahora en un repositorio común, nos permite estudiar cada una de ellas para saber cuáles han sido los parámetros clave tanto para conseguir la venta como para perderla. La herramienta nos permite también hacer simulaciones para controlar los costes y las equipaciones a la hora de preparar promociones u ofertas personalizadas para flotas y grandes clientes.

¿Cómo fue el proyecto de implantación y cuáles fueron sus claves?

 
Es cierto que el proyecto se ha alargado más de lo previsto y, quizá, fuimos optimistas a la hora de evaluar el tiempo que se necesitaba para una implementación así. También es cierto que la herramienta debe ser muy bien configurada para evitar posteriores problemas.
 
La clave principal es, ha sido y será la implicación de los usuarios clave (en este caso las personas designadas del equipo comercial para este rol) ya que son ellos los que, finalmente, van a definir el flujo, el proceso y el resultado final del proyecto.
 
La ayuda del departamento de IT ha sido también clave a la hora de orientar y apoyar al equipo comercial con su conocimiento de los procesos, flujos y relación de datos entre los diferentes sistemas implicados.

¿Cuál fue la principal razón para selección repcon Pricing & Quoting?

 
Debo reconocer que, estando la necesidad de una herramienta de este estilo en el RoadMap de aplicaciones a implementar, uno de las razones más importantes era la capacidad y conocimiento de Semantic Systems del software de la casa, que en nuestro caso es Baan, que conocen y mantienen desde hace bastante tiempo.
 
La posibilidad de usar procesos similares y conocidos (configurador por restricciones), la interfase de conversión de oferta en proyecto para Baan y la visión del control de costes desde el momento 0 de una operación comercial dieron con la toma de decisión final.

¿Cómo os ha acompañado Semantic Systems en los retos o las necesidades que se os han planteado?

 
¿Hablamos de todos los retos? Hemos tenido muchos desde que Semantic empezó a colaborar con nosotros. Es cierto que por abstracta o peregrina que pueda parecer alguna de las consultas sobre proyectos o utilidades que les hacemos, siempre encuentran alguna opción. Y si no la h ay tampoco se marea la perdiz y eso se aprecia porque no estamos para perder el tiempo.

¿Qué consejo darías a las empresas que se vaya a enfrentar a estos mismos retos?

 
Resulta complicado aconsejar sin conocer el caso de cada uno pero la principal recomendación que yo haría es la de la implicación de los usuarios finales en el proyecto y en el proceso de creación del mismo.
 
Es decir, los usuarios deben estar implicados antes, durante y después del proyecto. Eso en Irizar se ha conseguido y los resultados están a la vista.
 
También hay que reconocer que hace falta una gran capacidad de reconocimiento de las carencias propias, que no todo es culpa del implementador cuando las cosas se retrasan o se tuercen y que en un proyecto de esta magnitud todos estamos en el mismo barco; tanto el implantador como el cliente.
 
No hay recetas milagrosas ni estándares “a medida”, hay que analizar, diseñar, volver a analizar, corregir, desarrollar…y puede sonar repetitivo pero es necesario para poder desgranar un proyecto así.
 
Resumiendo, colaboración, implicación y paciencia. Cuanta más colaboración e implicación, seguramente, hará falta menos paciencia porque las cosas se harán en tiempo y forma.